Handleiding backoffice

Wat JBit doet en wat jij doet

Niet alles kan je zelf, en dat is geen vergetelheid. Dit is de verdeling.

Een beheerder kan meer dan een gewone medewerker: prijzen en plaatsen wijzigen, de noodschakelaar gebruiken, gegevens uitvoeren of wissen.

Aanmelden

Je meldt je aan op de backoffice zelf, met je e-mailadres, je wachtwoord en een code van je telefoon.

1. Open de backoffice. Je ziet het CRS-logo met BACKOFFICE eronder en het vak Aanmelden.
2. Vul je e-mailadres en wachtwoord in en klik op Aanmelden. Met Toon zie je wat je typte. Je wachtwoordbeheerder mag het invullen.
3. Typ de zes cijfers die je authenticator-app nu toont. Plakken mag ook; bij het zesde cijfer gaat het vanzelf verder.
4. Je bent aangemeld.

De eerste keer krijg je een mail met een tijdelijk wachtwoord (zeven dagen geldig). Meld je daarmee aan zoals hierboven. Daarna:

1. Kies je wachtwoord: minstens 12 tekens, met een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een leesteken. Onder het veld vinkt elke regel af zodra je wachtwoord eraan voldoet.
2. Authenticator instellen: scan de QR-code met een authenticator-app, zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator. Lukt scannen niet, typ dan de sleutel onder de QR-code in je app.
3. Typ de zes cijfers die de app toont. Je bent aangemeld; vanaf nu vraagt de backoffice elke keer je wachtwoord en een code uit die app.

Wachtwoord vergeten? Klik onder de knop op Wachtwoord vergeten?, vul je e-mailadres in en klik op Code versturen. Je krijgt een mail van CRS Racing backoffice met een code van zes cijfers, een uur geldig. Typ die code, kies een nieuw wachtwoord met dezelfde regels en klik op Wachtwoord wijzigen. Al je andere sessies zijn dan afgemeld. Meld je daarna gewoon aan met je nieuwe wachtwoord en de code uit je authenticator-app: die verandert niet. Het scherm zegt hetzelfde of het adres nu bij een account hoort of niet; komt er geen mail, kijk dan het adres na of bel JBit.

Lukt het niet? Het scherm zegt in gewone woorden wat er misging en wat je kan doen. Klopt de code uit je app steeds niet, kijk dan of de tijd op je telefoon automatisch staat. Bel je JBit, open dan Technische details voor JBit en lees voor wat er staat.

Je blijft aangemeld zolang dit tabblad open is, tot een werkdag lang. Herlaad je de pagina of sluit je het tabblad, dan meld je je opnieuw aan: je aanmelding wordt nergens op je computer bewaard. Dat is bewust: dit scherm toont klantgegevens en kan prijzen wijzigen. Klik op Afmelden als je klaar bent, zeker op een gedeelde computer.

Online boeken in een noodgeval uitzetten

Bovenaan de backoffice, boven de twee tabbladen, staat een balk die zegt of de website nu boekingen aanneemt. Iedereen die aangemeld is ziet ze. Staat online boeken uit, dan is de balk rood en zeg je een klant aan de telefoon niet "boek gewoon op de site".

Wat je ziet

• Online boeken staat aan — alles loopt gewoon. Meer staat er niet.
• Online boeken staat UIT — met wie het uitzette, wanneer, en de reden. Werd het buiten de backoffice uitgezet, dan staat er dat er geen reden vastgelegd is.
• Online boeken staat aan, met de melding dat de noodschakelaar niet gelezen kon worden — de website blijft dan gewoon verkopen. Laat het ons weten.

Uitzetten en weer aanzetten

Alleen een beheerder ziet in de balk het veld voor de reden en de knop. Een medewerker ziet enkel de stand.

1. Typ een reden (minstens vijf tekens), bijvoorbeeld "prijsfout op Jerez". De reden komt in het logboek, niet bij de klant.
2. Klik op Online boeken uitzetten. Er komt geen extra vraag; de balk zegt meteen wat er gebeurd is.
3. Is het opgelost: typ opnieuw een reden (bijvoorbeeld "prijs gecorrigeerd") en klik op Online boeken weer aanzetten.

Het werkt binnen ongeveer een minuut: de website onthoudt de stand even. Wie in die minuut nog net boekt, kan dat nog.

Wat de klant dan ziet

• Op de evenementpagina, het overzicht en de boekingspagina staat "Online boeken staat even stil" en in plaats van de boekknop een knop om een plaats aan te vragen. Die opent een mail aan CRS.
• Probeert iemand toch te boeken, dan krijgt hij de melding dat er niets aangerekend is en dat hij CRS kan mailen over die datum.
• Wie al een plaats vasthoudt omdat hij net bezig was, mag zijn boeking nog afmaken. Boekingen die er al staan, blijven gewoon staan.

Voor jou als medewerker

Ook een boeking invoeren is dan geweigerd. Alleen een beheerder kan ze toch invoeren, door op het invoerscherm het vinkje bij noodschakelaar aan te zetten; dat komt in het logboek. Doe dat enkel voor een klant die je al een plaats beloofd had.

Wanneer wel, wanneer niet

De noodschakelaar stopt alle evenementen tegelijk. Voor één evenement zijn Volzet en Gesloten de juiste knoppen.

Evenementen: prijzen en plaatsen

Het eerste tabblad, Capaciteiten. Hier staat per evenement wat het kost en hoeveel plaatsen er zijn.

Standaard zie je enkel de evenementen die nog moeten komen. Wil je de voorbije ook zien, zet dan Ook voorbije tonen aan.

Een prijs wijzigen

Klik eerst op het evenement in de lijst. Je komt dan op het scherm van dat ene evenement, met de prijzen, de plaatsen en de verkoopschakelaars.

Vul het bedrag in euro in, zoals je het zou opschrijven: 8985,00. Onder het veld zie je meteen wat er bewaard wordt. Klik daarna op Wijzigingen bewaren. Je krijgt eerst een overzicht van wat er precies verandert — van welk bedrag naar welk bedrag — en pas als je dat bevestigt is het opgeslagen.

Ben je iets aan het wijzigen en klik je op Herladen, dan vraagt het scherm eerst of je die wijzigingen wil weggooien, en toont het welke dat zijn. Klik op Nee, terug om verder te werken, of op Ja, weggooien en herladen om ze kwijt te zijn. Hetzelfde geldt voor een half ingevuld nieuw evenement. Sluit je het tabblad of de browser met iets dat nog niet bewaard is, dan waarschuwt je browser je eerst.

Experience Track Riding: prijs per dag en plaatsen per dag

Bij Experience Track Riding boekt de klant per dag: hij kiest zelf op welke dagen van het evenement hij rijdt, één dag of meer, en die hoeven niet na elkaar te liggen. Daarom vul je bij dit product een Prijs per dag in, geen prijs voor het hele evenement. De klant betaalt het aantal gekozen dagen maal die prijs.

Ook de plaatsen tel je per dag. Bij Plaatsen per dag vul je in hoeveel motoren je elke dag kan inzetten; naast het veld staat als geheugensteun “Geldt voor elke dag apart: zoveel motoren kan je per dag inzetten.” Is een dag vol, dan kan de klant die dag niet meer kiezen; de andere dagen blijven te koop.

Waar je een volle dag ziet. Onder Al bezet en Nog vrij staat bij Experience Track Riding één regel per dag, bijvoorbeeld “wo 9/12: 1 bezet, 3 vrij · do 10/12: volzet · vr 11/12: 1 bezet, 3 vrij”. Belt iemand met de vraag of er donderdag nog een motor is, dan lees je het daar af. In de lijst van evenementen en bovenaan het tabblad Boekingen staat dan “3 vrij op de beste dag, 1 dag volzet” in plaats van het gewone aantal, zodat een volle dag niet achter een vrije dag verdwijnt.

Een klant die al geboekt had toen er nog één prijs voor het hele evenement was, behoudt die boeking voor het hele evenement. Ze telt mee als één plaats op elke dag.

Coaching: prijs per sessie en sessies per dag

Coaching verkoop je per sessie. Bij de extra’s staat Coaching (per sessie): de prijs van één sessie. Ernaast vul je Sessies per dag in, bijvoorbeeld 4. De klant kiest zelf hoeveel sessies hij wil, hoogstens het aantal dagen maal de sessies per dag, en kan met één klik een volledige dag kiezen.

Laat je Sessies per dag leeg, dan is coaching op dit evenement niet te koop, ook al staat er een prijs. We vullen nooit zelf een aantal in.

Extra persoon: per dag en voor het volledige evenement

Bij Experience Track Riding betaalt een extra persoon per geboekte dag, nooit meer dan de prijs voor het volledige evenement. Daarom staan er twee prijzen: Extra persoon (per dag), bijvoorbeeld 100 euro, en Extra persoon (volledig evenement), bijvoorbeeld 225 euro. Wie twee dagen boekt, betaalt 2 × 100 = 200 euro; wie drie dagen boekt, betaalt 225 euro en niet 300. Laat je de prijs per dag leeg, dan betaalt de klant altijd de prijs voor het volledige evenement; het veld zegt dat zelf, en zolang alleen de prijs voor het volledige evenement ingevuld is, staat eronder dat een klant met één dag dan het volledige bedrag betaalt.

De klant ziet op de boekingspagina het bedrag voor de dagen die hij aanvinkt, met daaronder “100 euro per rijdag, hoogstens 225 euro voor het volledige evenement”. Op de bevestiging en in zijn mail staat dan “Extra persoon, 2 dagen × 100 euro”, of “Extra persoon, volledig evenement” als het maximum geldt.

De prijzen van de extra’s

Op het scherm van één evenement staat het blok Extra’s en hun prijs, met de extra’s. Je wijzigt ze zoals een prijs hierboven: bedrag in euro, daarna Wijzigingen bewaren en het overzicht bevestigen. Een leeg veld betekent dat je die extra op dit evenement niet (meer) aanbiedt — behalve bij Extra persoon (per dag), waar leeg betekent dat de klant altijd de prijs voor het volledige evenement betaalt (zie hierboven).

Een nieuwe prijs geldt voor nieuwe boekingen. Wie al een plaats vasthoudt of geboekt heeft, behoudt de prijs van op het moment van boeken.

Het aantal plaatsen

Vul in hoeveel plaatsen je op dat evenement wil verkopen. Zodra het aantal bereikt is, weigert het systeem verdere boekingen vanzelf.

Laat je het veld leeg, dan is er geen limiet. Het evenement blijft gewoon verkoopbaar — het systeem telt wel mee hoeveel er geboekt is, maar stopt niet vanzelf. Je kan op elk moment alsnog een aantal invullen; dat geldt dan meteen voor de volgende boeking.

Wil je de verkoop onmiddellijk stoppen zonder aan het aantal te raken, gebruik dan Volzet.

Een evenement toevoegen

Klik op Evenement toevoegen. Bovenaan kies je eerst Los evenement of Combi. Een combi staat hieronder; voor een los evenement kies je het circuit, de eerste en de laatste dag (één dag? vul twee keer dezelfde datum in), vink Experience Track Riding, Bring Your Own Bike of beide aan en vul per product de prijs in: bij Experience Track Riding is dat de Prijs per dag, bij Bring Your Own Bike de prijs voor het hele evenement. Klik daarna op Evenement aanmaken.

Onder Extra’s en hun prijs staan de extra’s: extra persoon (volledig evenement en per dag), motortransport, technische ondersteuning Base en Pro, catering excl. en incl. ontbijt, en coaching (per sessie), met ernaast Sessies per dag. Zodra je een circuit kiest, vullen we de prijzen in van het laatste evenement op dat circuit; onder de velden staat van welk en hoeveel dagen het duurde. We kiezen bij voorkeur het laatste evenement met evenveel dagen als het jouwe, en een combi enkel als er op dat circuit geen gewoon evenement is. Kijk ze na: de meeste hangen af van het aantal dagen, dus de prijzen van een driedaagse zijn te hoog voor een eendaagse. Pas aan wat voor dit evenement anders is. Heb je al een prijs gewijzigd en kies je daarna een ander circuit of andere datums, dan overschrijven we niets: je krijgt een knop om de prijzen opnieuw over te nemen.

Laat je een veld leeg, dan bied je die extra op dit evenement niet aan. De klant ziet hem dan niet op de boekingspagina. Minstens één extra moet een prijs hebben. Je kan ze allemaal later nog wijzigen op het scherm van het evenement.

Het aantal plaatsen mag je leeg laten, maar niet altijd: kennen wij voor dit evenement al een aantal plaatsen en laat jij het leeg, dan weigeren wij het te publiceren tot het aantal in dit scherm ingevuld is. Vul het dus liefst meteen in.

Hoe een nieuw evenement op de website komt

Dat gaat vanzelf. Zodra je een evenement of een combi aanmaakt, bouwt de website zichzelf opnieuw op uit wat er in het systeem staat. De pagina’s komen in de vier talen online en het concept wordt gepubliceerd. Dat duurt ongeveer tien minuten. Wijzig je daarna nog een prijs of een aantal, dan gebeurt hetzelfde: de website volgt vanzelf.

Open het evenement in de lijst. Bovenaan staat hoever het staat:

Wacht op kan dit zeggen, en dit is wie het oplost:

• Wacht op: minstens één prijs bij Extra’s — vul hieronder in. Jij: vul minstens één extra in op dit scherm en bewaar.
• Wacht op: het aantal plaatsen — vul hieronder in. Jij: vul het aantal plaatsen in en bewaar. Dit komt alleen voor als wij voor dit evenement al een aantal kennen.
• Wacht op: Gesloten moet aan staan tot het online is. Jij: zet Gesloten aan en bewaar. Het gaat pas open nadat het gepubliceerd is.
• Wacht op: de onderdelen van deze combi moeten eerst online staan. Niets te doen: de losse evenementen van de combi zijn zelf nog een concept. Zodra die online staan, volgt de combi vanzelf.
• Wacht op: tekst en foto’s voor dit circuit op de website (JBit, wij zijn verwittigd). Wij: het circuit heeft nog geen tekst en foto’s in de vier talen. Wij krijgen daar automatisch bericht van.
• Wacht op: JBit (de gegevens konden niet op de website; wij zijn verwittigd). Wij: er klopt iets niet in de gegevens van dit evenement. Wij krijgen daar automatisch bericht van.

Na elke wijziging die jij bewaart, kijkt de website opnieuw. Staat er iets dat jij moet invullen, vul het in en bewaar: na een tiental minuten is het weg. Bel ons alleen als het scherm zegt dat het langer duurt dan verwacht, of als er na een uur nog Wacht op: JBit staat.

Een combi toevoegen

Een combi is twee of meer losse evenementen, samen verkocht als één pakket. Kies bovenaan Combi en vink de evenementen aan waaruit de combi bestaat. Je ziet alleen losse evenementen die nog moeten komen, gepubliceerd of concept, op datum gesorteerd. Een concept mag erbij, maar de combi gaat pas online als al zijn evenementen online staan.

Het circuit en de datums vul je niet in: die volgen uit wat je aanvinkt. Onder de lijst zie je meteen wat de combi wordt, bijvoorbeeld 20/07 – 29/07/2026 · 7 dagen · Dijon + Le Mans + Mugello. Het aantal dagen is de som van de dagen van de evenementen, niet het aantal dagen tussen de eerste en de laatste. Kies je minder dan twee evenementen, of twee die een dag gemeen hebben, dan zegt het scherm dat meteen en kan je de combi niet aanmaken.

Daarna vul je per product de prijs in, zoals bij een los evenement. Een combiprijs is een pakketprijs. Biedt elk gekozen evenement het product aan, dan stellen we de som van hun prijzen voor; pas die aan naar de prijs van het pakket. Biedt niet elk evenement het aan, dan blijft het veld leeg en vul je de prijs zelf in. De prijzen van de extra’s nemen we over van de laatste combi met evenveel dagen; is die er niet, dan blijven ze leeg en vul je ze zelf in. Klik daarna op Combi aanmaken. Ook een combi is eerst een concept.

Een plaats op de combi telt niet mee op de losse evenementen. De combi heeft zijn eigen plaatsen: wie de combi boekt, neemt geen plaats op Dijon of Le Mans, en een volzet evenement houdt de combi niet tegen. Op het scherm van de combi staat het blok Onderdelen met elk evenement en hoeveel plaatsen daar nog vrij zijn, zodat je beide ziet. Wil je een andere samenstelling, sluit dan de combi en maak een nieuwe aan: de evenementen van een combi wijzig je achteraf niet.

Een evenement uit de verkoop halen

Op het scherm van één evenement staan onderaan twee schakelaars:

Een product toevoegen aan of weghalen van een evenement

Op het scherm van één evenement staan altijd allebei de formules: Experience Track Riding (CRS levert de motor) en Bring Your Own Bike (de rijder brengt zijn eigen motor). Bij elk staat een vinkje Te koop op dit evenement.

Toevoegen: vink Te koop op dit evenement aan. Er verschijnen een prijs en een aantal plaatsen. De prijs is verplicht — zonder prijs kan niemand boeken. Het aantal plaatsen mag je leeg laten: dan is er geen limiet. Klik daarna op Wijzigingen bewaren.

Weghalen: haal het vinkje weg en bewaar. Dat kan alleen zolang er niets op geboekt of vastgehouden is. Is dat wel zo, dan weigert het systeem en zegt het hoeveel plaatsen er nog geboekt of vastgehouden zijn. Annuleer of verplaats die boekingen eerst. Minstens één van de twee moet blijven; wil je het hele evenement uit de verkoop halen, gebruik dan Gesloten.

Wat de lijst je zegt

Elk evenement staat er met het circuit, de datums en — als het meer dan één dag duurt — het aantal dagen. Een combi krijgt daarnaast een label combi. Zo zie je meteen het verschil tussen bijvoorbeeld de combi in Jerez van vijf dagen en het gewone evenement van drie dagen dat op dezelfde dag begint. Onder een combi staat ook uit welke evenementen hij bestaat, bijvoorbeeld bestaat uit: Jerez 27/12–29/12, Jerez 30/12–31/12.

Wat je hier niet kan

Foto's op de website wisselen

De foto's op de nieuwe website kies je zelf. Je hoeft daarvoor niet in de backoffice te zijn en je hoeft JBit niet te bellen: je doet het in het media-archief van CRS, waar de foto's al staan. Je geeft een foto een label, en de website toont hem op de plek die bij dat label hoort.

Wat je nodig hebt

• Een eigen account op het media-archief: https://crs-media.apexshare.be. Je krijgt daarvoor een uitnodiging; zelf een account maken kan niet.
• De rol beheerder in het archief. Alleen een beheerder van het archief kan een foto op de website zetten of eraf halen. Dat is een andere rol dan beheerder in de backoffice. Iemand die alleen foto's mag opladen, kan foto's toevoegen maar niet op de website zetten. Iemand die alleen mag kijken, kan bekijken en downloaden.
• Een computer met een gewone browser. Het archief werkt ook op een telefoon, maar kiezen gaat makkelijker op een groot scherm.

Zo werkt het

Elke foto op de website staat op een vaste plek, en elke plek heeft een label dat begint met web:, bijvoorbeeld web:jerez. Zet je dat label op een foto in het archief, dan maakt het archief er zelf een versie voor het web van en toont de website hem op die plek, meestal binnen enkele minuten. Een plek wordt nooit leeg: staat er geen gelabelde foto, dan blijft de standaardfoto staan.

Waar zie je het? Het venster in het archief zegt dat de foto naar www.crs-racing.com gaat, maar voorlopig zie je hem alleen op de testsite, dev.crs-racing.com. Op www.crs-racing.com staat tot de overschakeling de oude website. Ook daarna moet JBit de koppeling met het archief voor de echte site nog aanzetten. Labels die je nu al zet, blijven bewaard en tellen mee zodra dat gebeurd is.

Een foto op de website zetten

Staat de foto nog niet in het archief? Laad hem dan eerst op zoals je gewoon doet. Zet tijdens het opladen nog geen web:-label: dat wordt geweigerd.

1. Ga naar https://crs-media.apexshare.be. Vul je Email Address en Password in en klik op Sign In. Wachtwoord vergeten? Klik op Forgot your password?.
2. Klik op Browse. In de Media Library zoek je de foto met het zoekveld Search (name, description, tags), of je filtert op Type, Uploaded By, datum of Tags.
3. Klik op de naam van de foto, niet op View, Download of Delete. Er opent een venster met de naam van de foto: klik onderaan op Edit. Het venster Edit Metadata opent.
4. Kies het label in de lijst + Add website slot (web: tag)..., onder het veld Tags (comma-separated). Het label komt achteraan in het veld.
5. Laat de labels staan die er al stonden en klik op Save Changes. Wat in het veld staat als je opslaat, is precies wat de foto daarna heeft. Het venster sluit en je krijgt de melding Metadata updated successfully!: klik op OK.
6. Wacht een paar minuten. Open de pagina op de testsite en ververs de pagina. Kijk ook even op je telefoon: daar wordt de foto het strengst bijgesneden.

Je mag een label ook zelf typen; hoofdletters maken niet uit. Een tikfout (bijvoorbeeld web:valensia) wordt geweigerd: het venster blijft open met een rode melding die begint met Unknown web: tag(s), en er wordt niets opgeslagen. Kies het label dus liefst uit de lijst.

Meerdere foto's tegelijk? Vink ze aan in de lijst van Browse. Klik op Edit Metadata in de balk die verschijnt, kies het label in de lijst onder Add Tags (comma-separated) en klik op de knop Update (met het aantal foto's erin, bijvoorbeeld Update 4 Items). Wat je toevoegt, komt bij de labels die er al stonden. Weghalen kan zo niet, alleen foto per foto. Op de testsite zie je het meestal binnen enkele minuten; met veel nieuwe foto's tegelijk kan het tot een uur duren. Welke foto dan eerst komt, is toeval: haal de foto die je bovenaan wil daarna naar voren, zoals hieronder.

Een foto vervangen

1. Zet het label op de nieuwe foto, zoals hierboven. De nieuwste foto met een label komt altijd eerst.
2. Haal daarna het label weg van de oude foto: klik op Edit, wis het label en de komma die erbij hoort uit het veld en klik op Save Changes.

Stap 2 is netjes, niet verplicht. Maar bij een circuit schuift de oude foto anders door naar een van de drie kleinere foto's eronder.

Een foto naar voren halen. Er is geen knop voor de volgorde. De regel is: het laatst gezette label komt eerst. Wil je een foto weer vooraan, haal dan zijn label weg, klik op Save Changes, zet het label terug en klik opnieuw op Save Changes.

Een foto weghalen

1. Open de foto en klik op Edit.
2. Wis het label en de komma die erbij hoort uit het veld Tags (comma-separated). Er is geen aparte knop om een label weg te halen.
3. Klik op Save Changes.

Heeft een andere foto nog hetzelfde label, dan neemt die de plek over. Anders komt de standaardfoto terug.

Welk label voor welke plek

Zoek de plek die je wil veranderen en kies het label ernaast. Bij de meeste plekken telt één foto: heb je er meer gelabeld, dan telt de nieuwste.

Een tip over de vorm. Op veel plekken staat tekst over de foto of ernaast. Staat het rode tekstvlak links, kies dan een foto met het onderwerp rechts, en omgekeerd. Bij de grote foto's bovenaan een pagina staat de titel over de foto: kies een onderwerp iets rechts van het midden.

De circuits

Eén label per circuit: web:spa, web:jerez, web:valencia, web:portimao, web:dijon, web:le-mans, web:mugello en web:misano.

Per circuit tellen vier foto's, de nieuwste eerst:

Eén label bedient dus alle evenementen op dat circuit tegelijk. Een combi van meerdere circuits neemt de foto's van het eerste circuit.

De homepagina

De plekken staan hieronder met hun titel (zo heten ze op de Engelse homepagina).

Let op: dit werkt alleen op de testsite. Of je de homepagina op de echte website ook zo kan wisselen, is nog niet beslist.

De productpagina's

De overzichtspagina's

In de lijst staat ook web:event-hero. Gebruik dat label niet: het staat vandaag op geen enkele pagina.

Wat voor foto werkt

• Liggend. Een staande foto verliest boven en onder het meeste.
• Minstens 1600 pixels breed. Het archief maakt een foto kleiner, nooit groter. Een kleinere foto staat wazig op een grote plek, en het archief waarschuwt je daar niet voor. Kijk de breedte dus zelf na.
• Een JPEG. RAW-bestanden van de camera en bestanden van meer dan 200 MB worden overgeslagen; laad dan een JPEG van dezelfde foto op.
• Scherp, met één duidelijk onderwerp, niet tegen de rand. Zelf bijsnijden hoeft niet: de website doet dat.
• Geen tekst in beeld: geen logo's van anderen, geen schermen, geen nummerplaten van dichtbij.
• Herkenbare personen. De algemene voorwaarden van CRS regelen het gebruik van beelden van deelnemers, en hoe iemand bezwaar maakt (via info@crs-racing.com). Twijfel je, kies dan een andere foto of vraag het eerst na binnen CRS.

Wat je niet via het archief kan

Hiervoor blijf je bij JBit terecht:

• De grote openingsfoto van de homepagina (de rijders voor het CRS-logo). Die bestaat uit uitgeknipte lagen.
• Teksten, titels, prijzen en vertalingen. De beschrijving van een foto in het archief komt niet op de website.
• De naam van de fotograaf. Die komt niet op de website.
• Video's. Het archief zet alleen foto's op de website.
• Circuittekeningen (de plattegrond van de baan).
• Een nieuwe plek of een nieuw circuit. Daarna verschijnt het nieuwe label vanzelf in de lijst.
• Pagina's van de oude website die nog niet vernieuwd zijn, zoals het privacy- en cookiebeleid.

Werkt het niet?

1. Kijk je op de testsite? Op www.crs-racing.com verandert voorlopig niets. Dat is normaal.
2. Ververs de pagina na een paar minuten. Je browser kan de vorige foto nog een minuutje onthouden.
3. Open de foto opnieuw met Edit. Staat het label goed gespeld in het veld? Zo niet, dan heb je waarschijnlijk niet op Save Changes geklikt.
4. Geen lijst met labels? Zie je wel een zin dat alleen admins web:-labels mogen toevoegen of weghalen, of een rode melding die begint met Forbidden? Dan ben je geen beheerder van het archief: vraag het aan een beheerder.
5. Staat de foto er, maar wazig of half weg? Kies een liggende foto van minstens 1600 pixels breed, met het onderwerp niet tegen de rand.

Staat de nieuwe foto er na een uur nog niet, mail dan Jimmy (jimmy@jbit.be) met de naam van de foto en het label.

Boekingen bekijken

Het tweede tabblad, Boekingen. Kies een evenement; daarna zie je de boekingen van dat evenement, de recentste eerst. Het evenement staat er met dezelfde naam als in de lijst van het eerste tabblad: circuit, datums, het aantal dagen, en Combi vooraan bij een combi. Weet je het evenement niet, zoek dan over alle evenementen heen (zie hieronder).

Bovenaan staat hoeveel boekingen er zijn en hoeveel daarvan nog lopen. Een geannuleerde of verlopen boeking staat er ook tussen, want je wil ze kunnen terugvinden — maar ze telt niet mee als verkochte plaats.

Van elke boeking zie je meteen, zonder iets open te klikken:

• de naam van de klant en het bedrag;
• het evenement, het boekingsnummer dat de klant opgeeft, en of er betaald is;
• wat er geboekt is: de formule, elke gekozen optie met aantal en stukprijs, motortransport, en het totaal; bij een boeking per dag staat de formule met haar dagen en de prijs per dag, bijvoorbeeld “Experience Track Riding · 2 dagen à € 2.995,00”, zoals de klant het zag;
• bij Experience Track Riding de dagen die de klant koos, bijvoorbeeld “2 dagen: do 10 december, za 12 december”; bij Bring Your Own Bike met coaching het aantal sessies, bijvoorbeeld “Coaching: 3 sessies”.

Klik op Alle gegevens voor het adres, het telefoonnummer, de geboortedatum, de factuurgegevens en de taal waarin de klant geboekt heeft. Dat laatste is handig voor je het antwoord schrijft.

Een boeking zoeken zonder het evenement te kennen

Belt een klant met een naam of een boekingsnummer, typ dat dan in Zoeken in alle evenementen, bovenaan het tabblad. Je mag zoeken op de voornaam, de achternaam, het e-mailadres of het boekingsnummer — met of zonder streepjes, en zonder je zorgen te maken over hoofdletters of accenten. Typ je twee woorden, dan moeten ze allebei kloppen: jan peeters vindt Jan Peeters en niet elke Jan. Typ minstens twee tekens; met één letter toont het scherm niets.

De eerste keer dat je zoekt, haalt het scherm de boekingen van alle evenementen op; dat duurt even. Daarna zoekt het in wat het al heeft, dus het antwoord komt meteen. Onder het zoekveld staat hoe laat die boekingen opgehaald zijn. Klik op Herladen als je zeker de nieuwste stand wil zien.

Betalingen die te laat zijn

Klik op Betaling te laat. Je ziet dan alle boekingen die bevestigd zijn, nog niet betaald zijn, en waarvan de betaaldatum voorbij is — over alle evenementen heen, de oudste eerst. Een betaling die vandaag moet binnenkomen, staat er nog niet bij. Komt het geld binnen, zet de boeking dan hier op betaald; ze verdwijnt dan uit de lijst.

Statussen

Een boeking invoeren (telefoon of mail)

Voor een klant die belt of mailt in plaats van zelf online te boeken. Je vult hetzelfde in als de klant op de website zou doen.

1. Kies in het tabblad Boekingen het evenement en klik op Boeking invoeren.
2. Kies de formule. Bij Experience Track Riding vink je de dagen aan die de klant wil, minstens één; bij elke dag staat hoeveel plaatsen er die dag nog vrij zijn, en een volle dag staat er als “volzet” en kan je niet aanvinken.
3. Kies de extra's. Coaching kies je in sessies, met de knop Volledige dag voor een hele dag ineens, en nooit meer dan het evenement aanbiedt. Onder de extra's zie je meteen wat de klant betaalt: per lijn en in totaal. Dat is de prijs die het systeem aanrekent, uit dezelfde berekening als op de website — je typt zelf geen bedrag.
4. Vul de gegevens van de klant in: dezelfde velden als op het online formulier, met dezelfde controles. Kies ook de taal van de klant: daarin vertrekt de mail.
5. Kies hoe de boeking binnenkwam (telefoon, e-mail of ter plaatse) en zet eventueel een interne notitie.
6. Vink aan dat je de klant hebt gezegd dat de verkoopvoorwaarden van CRS gelden en dat de klant akkoord ging. Zonder dat vinkje wordt er niets bewaard.
7. Klik op Boeking bewaren.

De boeking staat meteen op bevestigd, met dezelfde betaaltermijn als online. De klant krijgt de gewone bevestigingsmail, met de link naar het rijdersformulier. Moet die mail niet vertrekken — omdat je alles al mondeling afsprak — haal dan het vinkje bij de mail weg.

De medische gegevens vul je niet zelf in. De klant doet dat via de link in de mail, met zijn eigen toestemming.

Staat een evenement op gesloten, dan kan alleen een beheerder er nog een boeking op invoeren — en ook dan nooit meer plaatsen dan er zijn. Op een evenement dat volzet, voorbij of nog niet online is, kan niemand een boeking invoeren.

Staat online boeken in een noodgeval uit (zie de noodschakelaar), dan kan alleen een beheerder nog een boeking invoeren, met een extra vinkje.

Wie de boeking invoerde en wanneer, wordt bijgehouden.

Een bevestiging opnieuw sturen

Is een klant zijn bevestigingsmail kwijt, zoek dan de boeking en klik op Bevestiging opnieuw sturen. Dat kan bij een boeking die bevestigd of betaald is.

Onder de boeking verschijnt naar welk adres de mail vertrok. Lees dat terug aan de klant; is het adres fout, dan ligt het daar.

• De mail bevat een nieuwe link naar het rijdersformulier, opnieuw 72 uur geldig. De link uit de vorige mail werkt dan niet meer.
• Je kan dezelfde bevestiging hoogstens één keer per tien minuten sturen. Klik je vaker, dan zegt het scherm hoe lang je nog moet wachten — de klant krijgt geen twintig mails.
• Wie ze opnieuw stuurde en wanneer, wordt bijgehouden.

Een boeking op betaald zetten

1. Zoek de boeking en klik op Betaald markeren.
2. Vul het factuurnummer in en de datum waarop het geld binnenkwam.
3. Bevestig.

Dit kan alleen bij een boeking die op bevestigd staat. Bij een boeking die nog in afwachting is, is er nog niets verkocht.

Wie het heeft aangeduid en wanneer, wordt bijgehouden.

Een boeking annuleren

1. Klik op Annuleren bij de juiste boeking.
2. Vul kort de reden in. Die blijft intern en gaat niet naar de klant.
3. Bevestig.

Het scherm toont eerst de naam van de klant, het evenement en het bedrag. Lees dat na: het is de enige controle tussen jou en een geannuleerde boeking.

De plaats komt meteen weer vrij en kan door iemand anders geboekt worden.

Annuleren kan niet ongedaan gemaakt worden. Boekt de klant opnieuw, dan is dat een nieuwe boeking met een nieuw nummer.

Overgezet of ingevoerd

Niet elke boeking komt van de website. Twee labels naast de naam zeggen waar ze vandaan komt.

Overgezet — de boeking komt uit het oude boekingssysteem. Er staat bij dat het e-mailadres niet door het nieuwe systeem bevestigd is, en dat de klant de oude voorwaarden (alleen in het Nederlands) aanvaardde op de oude website, op de datum van de boeking. Het oude systeem bewaarde niet wanneer de klant dat vinkje zette. Dat is geen fout; zo is de boeking destijds gemaakt.

Ingevoerd · telefoon (of e-mail, ter plaatse) — een collega voerde de boeking in. Op de kaart staat wie, wanneer en via welk kanaal, en dat de voorwaarden mondeling meegedeeld werden in plaats van door de klant aangevinkt. Is ze op een gesloten evenement ingevoerd, dan staat er dat een beheerder dat deed. Zie invoeren.

Klantaccounts

Wie online boekt, kiest meestal een wachtwoord bij CRS, bij zijn e-mailadres. Daarmee boekt hij de volgende keer zonder code, en ziet hij zijn boekingen onder Mijn boekingen op de website. Niet iedereen heeft er een: wie verderging zonder wachtwoord, en de klanten van de vorige website, melden zich aan met een code.

Wat de klant ziet

• De eerste keer kiest de klant bij stap 3 van het boeken (Je account) voor Nieuw hier, nog geen wachtwoord, of vergeten? en krijgt hij een code per e-mail. Hij typt die in en kiest meteen een wachtwoord van minstens 10 tekens (Kies een wachtwoord).
• De volgende keer kiest hij Ik heb al een CRS-wachtwoord en meldt hij zich aan met zijn wachtwoord. Er komt dan geen codemail; hij krijgt alleen de bevestiging van zijn boeking.
• Wachtwoord vergeten? Dan kiest hij opnieuw voor de code per e-mail en kiest hij daarna een nieuw wachtwoord. Het oude werkt dan niet meer. Er is geen aparte herstelmail en geen link om op te klikken.
• Mijn boekingen (het icoon bovenaan de website, of de link onderaan de bevestigingsmail): Aanmelden met het wachtwoord, of Nog geen wachtwoord of vergeten? Vraag een code per e-mail. De klant ziet er zijn boekingen, maar kan er niets wijzigen; een wijziging of annulering loopt nog altijd via jullie. Na een uur, of als hij het tabblad sluit, meldt hij zich opnieuw aan.
• Klanten van de vorige website hebben nog geen wachtwoord. De eerste keer melden ze zich aan met een code en kiezen ze er een; daarna zien ze ook hun oude boekingen, als ze het adres van hun oude account gebruiken.

Wat jij ziet

Klik bij de boeking op Alle gegevens. In het blok Bewijs staat bij een online boeking Adres bewezen, met datum en uur, en daaronder Hoe: code per e-mail of wachtwoord. Allebei betekenen ze hetzelfde: de klant heeft bewezen dat het adres van hem is. Een wachtwoord kan alleen bestaan op een adres dat eerst met een code bevestigd werd.

Hoe: account betekent dat de klant al aangemeld was op Mijn boekingen (met een code of zijn wachtwoord) en in datzelfde venster boekte.

Meer zie je niet: niet of een klant al een wachtwoord heeft, niet wanneer hij zich laatst aanmeldde, en nooit het wachtwoord zelf.

Een klant belt: "Ik geraak er niet in"

1. Heeft hij een wachtwoord? Laat hem zich aanmelden met zijn e-mailadres en dat wachtwoord. Lukt het na een paar pogingen niet, laat hem dan niet verder proberen: na een paar foute pogingen houdt het systeem het wachtwoord een tijd tegen, en dan krijgt ook het juiste wachtwoord "Dat lukte niet…". Zegt de pagina "Te veel pogingen op korte tijd", dan is dat dezelfde boodschap: stoppen met proberen. Wachten helpt niet altijd; de code helpt altijd (volgende stap).
2. Wachtwoord vergeten, of tegengehouden? Laat hem de code per e-mail kiezen: bij het boeken Nieuw hier, nog geen wachtwoord, of vergeten?, op Mijn boekingen Nog geen wachtwoord of vergeten? Vraag een code per e-mail. Met die code kiest hij meteen een nieuw wachtwoord.
3. Komt de codemail niet? Kijk samen met hem in de map met ongewenste mail, wacht een paar minuten en vraag niet meteen een tweede code. Vraag welk adres hij typte: het moet precies het adres zijn waarmee hij boekte (je vindt het onder Alle gegevens).
4. Geen wachtwoord en geen mail? Dan voer jij de boeking in (zie een boeking invoeren) en lees je het e-mailadres terug. Is de codemail na tien minuten nog niet aangekomen, laat het JBit dan weten, met het tijdstip en het adres.

De pagina van de klant zegt nooit of een adres bij ons bekend is. Een verkeerd wachtwoord, een onbekend adres en een adres zonder wachtwoord geven allemaal dezelfde melding. Bij het boeken: "Dat lukte niet. Kijk je wachtwoord na en het e-mailadres bij je gegevens, of vraag een code per e-mail." Op Mijn boekingen: "Dat lukte niet. Kijk je e-mailadres en wachtwoord na, of vraag een code per e-mail." Dat is zo bedoeld, zodat niemand kan uitproberen wie bij CRS klant is.

Wis je een klant (zie gegevens opvragen of wissen), dan verdwijnt zijn account met het wachtwoord mee.

Rijdersgegevens

Wat je nodig hebt om het evenement te kunnen draaien: maten, lengte, gewicht, rijervaring, en — als de klant daar toestemming voor gaf — dieet en lichamelijke bijzonderheden.

Je vindt ze per boeking, onder Alle gegevens, bij Rijdersgegevens. Klik op Rijdersgegevens tonen.

Staat er "nog niet ingevuld", dan heeft de klant het formulier nog niet ingediend. Dat is geen fout.

De medische gegevens staan apart, met daarbij wanneer de klant toestemming gaf en in welke taal. Een klant mag die toestemming weigeren; de boeking blijft dan gewoon bestaan, maar jullie kunnen op de dag zelf geen rekening houden met een dieet of een blessure.

Een klant vraagt zijn gegevens op of wil ze laten wissen

Alleen voor beheerders. Een medewerker ziet deze knoppen niet. Je hebt een maand om zo'n verzoek te beantwoorden.

Zoek een boeking van de klant (zie zoeken). Onderaan de kaart staan twee knoppen. Ze werken voor alle boekingen met hetzelfde e-mailadres, niet alleen voor die ene.

Gegevens uitvoeren

Je browser downloadt één bestand met alles wat we over die klant bewaren, ook de rijdersgegevens en de medische gegevens. Op het scherm staat alleen hoeveel boekingen en rijdersformulieren erin zitten. Stuur het bestand vanuit de mailbox van CRS naar de klant en verwijder daarna je download. Elke opvraging wordt vastgelegd met je naam.

Klant wissen

1. Klik op Klant wissen. Het scherm zegt wat verdwijnt en wat blijft. Bedenk je je, klik dan op Nee, niets doen.
2. Vul een reden in, bijvoorbeeld "verzoek per mail van 2/11". Zet er geen naam, adres of e-mailadres in: de reden wordt 24 maanden bewaard.
3. Klik op Ja, gegevens wissen.

Wat verdwijnt: naam, e-mailadres, telefoon, geboortedatum, adres, bedrijf en btw-nummer, de notities, de rijdersgegevens met de medische gegevens, en de aanmeldaccount van de klant. Wat blijft: wat er verkocht is en voor hoeveel, het boekingsnummer, het factuurnummer en de datums — dat heeft de boekhouding nodig, en er staat geen naam meer bij.

Wissen kan niet ongedaan gemaakt worden. Kopieën in de back-ups verdwijnen vanzelf binnen 12 maanden.

Oude gegevens opruimen (staat nog uit)

CRS heeft op 14 oktober beslist hoe lang het gegevens bijhoudt:

• Een boeking die nooit bevestigd werd: weg na 30 dagen.
• Het rijdersformulier met de medische gegevens: weg 90 dagen na het evenement.
• Bevestigde boekingen en facturen: 7 jaar na het einde van het boekjaar. Dat is voor de boekhouding.

Wat het systeem daarbij doet: een boeking die geannuleerd werd voor ze bevestigd was, behandelt het als nooit bevestigd. Met het rijdersformulier verdwijnt ook de toestemming voor de medische gegevens.

Voor de eerste twee heeft het systeem een nachtelijke opruiming. Ze staat uit: elke nacht telt ze alleen wat ze zou opruimen, en ze verwijdert niets. JBit zet ze aan na een laatste controle. Tot dan blijft alles gewoon staan.

Wat het systeem zelf doet

Hier hoef je niets voor te doen. Het staat er zodat je weet wat er gebeurd is als een klant belt.

Wat je ons moet vragen

Dit kan je vandaag niet zelf, en dat is geen vergetelheid — het raakt de website en niet alleen het boekingssysteem.

• Een nieuw evenement dat na een uur nog niet op de website staat. Publiceren gaat vanzelf (zie hoe een nieuw evenement op de website komt); bel alleen als het scherm zegt dat het langer duurt dan verwacht, of als er na een uur nog Wacht op: JBit staat.
• De datums van een bestaand evenement wijzigen. De datum staat ook op de website zelf, in vier talen.
• Een nieuw circuit. Dat heeft foto’s, een circuittekening en tekst in vier talen nodig.
• Teksten en vertalingen. Foto's kies je zelf: zie foto's op de website wisselen.
• De opruiming van oude gegevens aanzetten. De termijnen zijn beslist; JBit zet ze aan na een laatste controle (zie opruimen). (Een telefonische boeking, een kwijtgeraakte bevestiging en een inzage- of wisverzoek doe je nu zelf: zie invoeren, opnieuw sturen en gegevens opvragen of wissen.)

JBit — Jimmy Brootcoorens. Bel gerust; voor iets dat vandaag nog moet gebeuren is bellen sneller dan mailen.